Automatisera fakturaflödet med Make och Fortnox — utan en rad kod

Låt oss säga att du driver en e-handelsplats eller erbjuder webbtjänster. Du får 50 fakturor i månaden från Shopify, Stripe eller ett egenutvecklat system. Och varje fredag sitter någon från bokföringen och skriver in dem manuellt i Fortnox.

Det tar två timmar. Det blir fel. Du glömmer bilagor. Och bokföraren har redan bett två gånger om att du löser det.

Det finns en väg ut: Make (tidigare Integromat).

Make är ett no-code-verktyg för automation som kan koppla ihop nästan vad som helst. Du drar pilar mellan system, sätter regler och skickar data vidare. Ingen programmering behövs.

Här är en stegvis guide till hur du sätter upp en komplett fakturaautomation mellan ditt källsystem och Fortnox.

Vad är Make?

Make är en webbaserad automation-plattform. Du bygger "scenarios" — arbetsflöden — som reagerar på events och gör saker.

Exempel:

• When: En ny order skapas i Shopify
• Then: Skapa en faktura i Fortnox
• And: Skicka ett mejl till bokföringen

Du sätter upp arbetsflödet genom ett visuellt gränssnitt. Ingen kod. Det är ungefär som ett IFTTT för företag, men mycket kraftfullare.

Kostnad: Make har en gratisplan som räcker för upp till 1000 operationer per månad. En operation är en åtgärd (läsa från ett API, skapa ett inlägg, skicka mejl). För de flesta små organisationer räcker gratisplanen långt.

Steg 1: Anslut dina system

Anslut ditt källsystem (Shopify, Stripe, etc.)

1. Logga in på make.com
2. Skapa ett nytt Scenario
3. Sök efter din plattform (Shopify, Stripe, Checkly, etc.)
4. Godkänn anslutningen — Make ber om tillåtelse och lagrar API-nycklarna

Make har färdiga kopplingar för de flesta populära plattformar. Du behöver bara auktorisera dem.

Anslut Fortnox

1. Sök på "Fortnox" i Make
2. Välj "Fortnox" (inte någon tredjepartsversion)
3. Klicka "Create a connection"
4. Du omdirigeras till Fortnox inloggning
5. Logga in med ditt Fortnox-konto
6. Godkänn åtkomsten — Make får nu tillgång till din bokföring via Fortnox API

Viktigt: Fortnox API är standard för alla pro-konton. Du behöver inte aktivera något speciellt.

Steg 2: Sätt upp triggern

En trigger är det som startar arbetsflödet. Vi startar när en ny faktura/order skapas.

Exempel (Shopify):

1. Klicka "Choose a trigger module"
2. Sök "Shopify"
3. Välj "New Order"
4. Koppla din Shopify-butik
5. Spara triggern

Nu skickar Make ett testanrop till Shopify och visar en exempelorder. Det gör det enklare att se vilka fält som finns.

Steg 3: Mappa fälten från källan till Fortnox-faktura

Nu behöver vi tala om för Make: "Ta order-numret från Shopify och skapa det som en faktura i Fortnox."

Det sker genom "field mapping" — du drar linjer mellan källdata och destination.

Exempel-mappning:

Shopify-fält	Fortnox-fält
Order number	InvoiceNumber
Order date	InvoiceDate
Customer name	CustomerName
Total price	Total
Currency	Currency

Här är ett steg-för-steg-exempel i Fortnox-modulen:

1. Välj åtgärd: "Create Invoice"
2. Mappa fälten:
   • InvoiceNumber: använd Order Number från Shopify-triggern
   • InvoiceDate: använd Order Date
   • CustomerName: använd Customer Name
   • Total: använd Total Price

Make visar förslag automatiskt när du börjar skriva.

Steg 4: Lägg till felhantering

En automation utan felhantering är farlig. Om något går snett måste någon märka det.

Lägg till efter Fortnox-steget:

1. Skicka mejl vid misslyckande

   • Modulen "Send Email"
   • Till: bokförare@dittföretag.se
   • Rubrik: "ALERT: Order kunde inte synkas till Fortnox"
   • Meddelande: Order number + felmeddelande från Fortnox API

2. Logga alla körningar

   • Make sparar alla scenario-körningar i historik
   • Du kan alltid gå in och se vad som hände

Steg 5: Testa och kör

Innan du kör live:

1. Kör ett manuellt test

   • Klicka "Test" i Make
   • Se till att en test-order skapas i Fortnox

2. Aktivera scenariot

   • Slå på toggle uppe till höger
   • Aktivera webhooks om instruerat

3. Monitorera första veckan

   • Kolla om fakturor skapas rätt
   • Verifiera belopp och kunduppgifter

Vanliga fallgropar

1. Fortnox API-rate limits

Fortnox tillåter max 5 requests per sekund. Om du skickar 100+ fakturauppdateringar samtidigt kan den säga nej.

Lösning: Lägg till en fördröjning före Fortnox-steget:

• Lägg in en "Tools > Sleep" modul före Fortnox-steget
• Sätt 1 sekund delay

2. Valuta-mismatch

Om Fortnox-konton är i SEK men Shopify säger EUR kan Fortnox-API vägra.

Lösning: Konvertera eller lägg till logik:

• "If currency != SEK, convert using XE.com API"
• Eller filtrera bara ordrar i SEK

3. Okända kunder

Om Make försöker skapa faktura för en ny kund som inte existerar i Fortnox, kan det misslyckas.

Lösning: Två vägar:

• Mappa till befintlig "General customer" i Fortnox
• Eller lägg till ett steg: "Create customer in Fortnox first, then create invoice"

4. Dubbletter

Om samma order triggar automatiseringen två gånger skapas dubblettfakturor.

Lösning: Sätt upp idempotency — använd order-ID som unique key:

• I Fortnox-steget: använd order-numret som InvoiceNumber (unika per order)
• Make vet då att samma order bara ska synkas en gång

Praktiskt exempel: e-handlare som sparade 6 timmar/vecka

En av våra kunder driver en e-handelsplats med ~200 ordrar/månad. De körde tidigare manuell bokföring.

Innan:

• 2 timmar var fredag för bokföring
• Fel i kundnamn, felaktig betalningsmetod
• Fakturor skickade en vecka efter ordern

Efter (Make + Fortnox):

• Fakturor skapas automatiskt inom 5 minuter efter köp
• Inga fel (belopp, kundnamn, datum är maskinlästa)
• Bokföraren kan fokusera på rapportering istället

Resultat: 6 timmar/vecka sparade. Kostnaden? Make free plan. Fortnox redan befintligt. Installation tog ~1 timme.

Kostnader och skalning

Make-priser:

• Free: 1000 operations/månad (räcker för 200-300 fakturasynkar/månad)
• Pro: $9-10/månad för 100,000 operations
• Team: $20+ för dedikerad support

Fortnox:

• API ingår i alla Fortnox-paket (redan betalt)

Totalt för en SMB: Ofta gratis eller $10/månad för Make.

Vad som INTE är automatiserat

Det här systemet löser fakturaskapandet. Det löser inte:

• Lagerstyrning — om en order säger "100 units" uppdaterar inte detta ditt lager automatiskt
• Kundfakturor — Fortnox skapar bokföringsposten, men mejlet till kunden skickar du separat
• Återbetalningar — manuell process
• Multi-currency complexity — fungerar för SEK, EUR, USD, men kräver mer logik vid fler valutor

Nästa steg

1. Skapa Make-konto på make.com
2. Anslut Fortnox
3. Testa med en pilot-order innan du sätter igång
4. Dokumentera scenariot för senare underhåll
5. Monitorera första månaden

Om något inte fungerar: Fortnox API-dokumentationen är bra, Make har ett aktiv community, och din revisor kan be om bekräftelse på formatering.

Lycka till.