Låt oss säga att du driver ett konsultbolag, en webbyrå eller en mindre e-handelsjätte. Du får 50, 100, kanske 200 fakturor i månaden från olika leverantörer. Mejl, PDF, post — allt blandat.
Och varje torsdag eller fredag sitter någon från ekonomin och knackar in dem manuellt i Fortnox, Visma eller Björn Lundén. Det tar två timmar. Det blir fel. Du glömmer bilagor. Beloppet räknades inte om från EUR. Och bokföraren har redan frågat två gånger när du löser det.
Det finns en väg ut. Inte en väg, faktiskt — tre vägar. Och de går från helt enkelt till rätt smart.
Nivå 1: Automatiska regler i ekonomisystemet
Det snabbaste är att börja där fakturan redan finns — i ditt ekonomisystem.
Om du använder Fortnox, Visma eller Björn Lundén kan du sätta upp automatiska bokföringsregler för återkommande leverantörer. Du behöver inte integrera något externt. Det finns redan inbyggt.
Fortnox
- Gå till Inställningar → Leverantörer
- Välj en leverantör som är återkommande (t.ex. "Strömtele" eller "Microsoft")
- Sätt en standardkonto — det är det konto där fakturan ska bokföras
- Varje gång en faktura från den leverantören kommer in kan du nu med ett klick säga "autobokför på det här kontot"
Fortnox kommer ihåg det nästa gång. Efter några manuella åtgärder börjar systemet att föreslå samma konto automatiskt.
Resultat: Du sparar 20-30 sekunder per faktura. Inget misstag med fel konto.
Visma
- Gå till Leverantörer → Leverantörsinställningar
- Sätt en "Standard kostnadskonto"
- Visma bokför automatiskt på det kontot nästa gång en faktura från den leverantören matchar
Björn Lundén
- Leverantörer → Redovisa utgift
- Sätt ett standardkonto per leverantör
Det är inte jättestort. Men det är gratis, det är inbyggt, och det fungerar för ~80% av dina fakturor om du har några återkommande leverantörer.
För de övriga 20% — unika fakturor, nya leverantörer, komplexa utgifter — behöver du fortfarande manuell bokföring. Eller gå till nästa nivå.
Nivå 2: AI-tolkning med Reda
Nu blir det intressantare.
Reda är ett svenskt SaaS-verktyg från Kristianstad som gör en sak väldigt bra: den läser leverantörsfakturor automatiskt, drar ut informationen och skickar den vidare till ditt ekonomisystem.
Hur fungerar Reda?
Arbetsflödet:
- Du skickar en faktura till Reda (mejl, laddar upp PDF, eller integrering)
- Reda använder AI för att tolka fakturan — läser radnivå, belopp, moms, leverantör
- Reda gör ett förslag på kontering (baserat på tidigare mönster eller regler du satt upp)
- Fakturan går till attest — oftast någon från ekonomin godkänner
- Reda exporterar till Fortnox, Visma, Visma.net, Björn Lundén eller Spiris
Kostnad: 4 kr per dokument. Ingen bindningstid.
Det låter enkelt. Det är också enkelt. Men resultatet är kraftfullt.
Praktiskt exempel
Du får en komplex faktura från en IT-leverantör. Den har:
- 3 rader service
- Rabatt på 2 rader
- Separate momssatser (25% och 6%)
- Referens till ett kundprojekt
En människa brukar behöva 3-5 minuter för sådan här. Reda gör det på några sekunder.
För 200 fakturor/månad sparar du:
- Manuell tolkning: 200 × 3 min = 600 minuter = 10 timmar/månad
- Kostnaden för Reda: 200 × 4 kr = 800 kr/månad
- Sparad tid värd: 10 timmar × 500 kr/tim (ekonombearbetar-lön) = 5000 kr
- Nettovinst: 5000 − 800 = 4200 kr/månad
Och du får färre fel.
Sätta upp Reda
- Registrera dig på reda.ai
- Anslut ditt ekonomisystem
- OAuth-koppling för Fortnox, Visma, etc.
- Reda får tillgång till att skapa bokföringsposter
- Sätt upp inmatningskanaler
- E-postadress (du vidarebefordrar fakturor dit)
- WebUI (ladda upp manuellt)
- API (om du har ett eget system)
- Sätt upp regler (valfritt)
- "Alla fakturor från Visma Spcs ska konteras på konto 6310"
- "Alla fakturabelopp under 500 kr attesteras automatiskt"
- Reda lär sig också från tidigare attest — nästa gång samma leverantör kommer kanske den redan vet vad som ska göras
Attest och godkännande
Du behöver någon form av kontroll. Reda löser det genom attestering.
- Automatisk attest: Du kan säga "alla under 500 kr bokförs utan granskning"
- Manuell attest: Du sätter upp ett arbetsflöde där en budget-ansvarig granskar först
- Slumpmässig granskning: 5% av alla fakturor måste granskas för kvalitetskontroll
Reda skickar ett mail när en faktura är redo för attest. Du klickar godkänd (eller redigerar om något är fel). Sedan exporteras den till Fortnox.
Integrationer
Reda integrerar med:
- Fortnox
- Visma.net (molnversion)
- Visma Administration (lokal)
- Björn Lundén
- Spiris
- API (för eget system)
Och den lär sig leverantörsmönster. Efter 10-20 fakturor från samma leverantör börjar Reda att förutsäga rätt kontering.
Begränsning: Reda är bra på fakturahantering. Den löser inte lagerväxling, kundnotifieringar eller återbetalningar — det måste du göra separat.
Nivå 3: Helt automatiserad kedja med Make
Säg att du vill ta det ett steg längre. Du vill inte att någon ska behöva klicka godkänd på varje faktura. Du vill ha en helt automatiserad kedja.
Det gör du med Make (eller Zapier/n8n) tillsammans med Reda.
Arkitekturen
Leverantörsfaktura (mejl)
↓
Make triggrar på ny mejl
↓
Laddar upp PDF till Reda (API)
↓
Reda läser, tolkar, gör förslag
↓
Mindre än 1000 kr? → Autobokför
Större än 1000 kr? → Skicka för attest via mejl
↓
Bokföringspost i Fortnox
↓
Slack-notifiering: "Faktura från Visma Spcs för 2400 kr väntar attest"Stegvis setup
Steg 1: Anslut Make till din mejlkonto
- Skapa ett scenario i Make
- Trigger: "New Email" (Gmail, Outlook, etc.)
- Filter: Mejl med rubriken "Invoice" eller från specifika avsändare
- Mappa mejl-attachments
Steg 2: Skicka till Reda via API
- Make modul: "HTTP Request"
- URL:
https://api.reda.ai/v1/invoices - Headers:
Authorization: Bearer [din Reda API-nyckel] - Body: Bifogad PDF från mejlet
Reda returnerar ett ID och status.
Steg 3: Sätt upp villkorlig logik
if (invoice_amount < 1000) {
// Autobokför
Call Fortnox API → Create Invoice
} else {
// Skicka för attest
Send Email to accounting@company.se
}Steg 4: Notifieringar
- Slå på Slack-integration i Reda
- Eller lägg till i Make: "When invoice is ready for attest, post to Slack"
Kostnader för nivå 3
- Make: Free plan räcker för ~1000 operationer/månad (250+ fakturaflöden). Pro plan $10/månad för mer
- Reda: 4 kr per dokument
- Fortnox/Visma: Redan betalt
Total för 200 fakturor/månad: 800 kr (Reda) + 0-10 kr (Make) = ~800 kr
Jämfört med sparad tid: Det lönar sig redan vid ~200 fakturor/månad.
Vanliga frågor
Fungerar Reda med gamla fakturor i scannlösa system?
Om du redan mottar fakturor digitalt (mejl, webmail, portal) — ja. Om du får pappersfakturor per post behöver du först skanna dem till PDF. Reda kan inte läsa från post direkt.
Vad händer om Reda gör ett misstag?
Det händer. AI är inte perfekt. Men:
- Du kan säga att all fakturor ska till atteststeg
- Du kan sätta upp slumpmässig granskning (5% av alla)
- Du kan säga "alla från nya leverantörer måste attesteras manuellt"
Det är en knapp du vrider själv.
Kan Reda exportera till min gamla e-bokföring?
Reda integrerar med modernt SaaS (Fortnox, Visma.net). Om du använder en lokal e-bokföring från 2015 kan Reda använda generisk API eller e-postexport — men det är inte lika smidigt.
Kolla deras integrationslista på reda.ai.
Behöver vi någon licens för Make?
Make är gratis upp till 1000 operationer/månad. Det räcker för många SMB. Se make.com/pricing för detaljer.
Är det säkert att skicka fakturaer till Reda?
Reda är GDPR-certifierat. Dina data lagras i EU (Svenskt bolag). Det är inte mindre säkert än att lagra PDF:er på din egen server.
Praktiskt: Börja här
Om du har <50 fakturor/månad: Börja med nivå 1 (automatiska regler i ekonomisystemet). Gratis, inbyggt, sparar lite tid.
Om du har 50-200 fakturor/månad: Använd Reda + manuell attest. 4 kr per faktura, sparar många timmar, väl värderade pengar.
Om du har 200+ fakturor/månad eller helt nya leverantörer varje vecka: Sätt upp nivå 3 (Make + Reda + automatisk bokföring). Högre initial setup, men nästan noll marginalövervakning.
Vad som inte är automatiserat
Denna guide löser inmatning, tolkning och bokföring. Det löser inte:
- Lagerstyrning — om fakturan säger "100 enheter tangentbord" uppdateras inte ditt lager
- Kundfakturor — Reda bokför leverantörsfakturor, inte utgående fakturor
- Återbetalningshantering — kreditnotor är fortfarande manuella
- Leverantörsstyrning — Reda läser fakturan men styr inte vad du köper
Det handlar om effektivitet i bokföringen, inte förändring av inköpsprocess.
Länktips
- Reda.ai — fakturahantering med AI
- Make.com — automation platform
- Fortnox API-dokumentation — om du vill integrera själv
Nästa steg
- Räkna dina fakturor. Hur många per månad? Från hur många unika leverantörer?
- Testa nivå 1 gratis — sätt upp regler i ditt ekonomisystem idag
- Prova Reda — de erbjuder trial. Skicka en faktura, se vad de gör med den
- Kalkylera sparad tid — ta din timkostnad × timmar sparade/månad
Fakturahantering är en av de mest bortslösade processerna i svenska SMB. Det finns ingen anledning att göra det manuellt längre.
Vill du diskutera setup för din organisation? Boka ett samtal med oss eller se hur vi automatiserar affärsprocesser.